İnsan Kaynakları BloguİK Departmanı Olmayan Şirkette İşe Alım Nasıl Yönetilir?

Türkiye'deki şirketlerin büyük bölümünde ayrı bir insan kaynakları departmanı yoktur. İşe alımı çoğu zaman şirket sahibi, muhasebe sorumlusu ya da o kadroyu isteyen bölüm müdürü yürütür — kendi işinin üstüne.

Bu bir eksiklik değil, bir ölçek gerçeğidir. On beş kişilik bir firmanın tam zamanlı İK uzmanı çalıştırması çoğu durumda mantıklı değildir.

Sorun şurada başlar: İK departmanı olmayan şirketler, işe alımı büyük şirketlerin yöntemleriyle yapmaya çalışır. Yetkinlik matrisleri, çok aşamalı mülakat zincirleri, uzun değerlendirme formları... Bunlar 500 kişilik bir kurum için tasarlanmıştır ve 15 kişilik bir firmada yalnızca süreci yavaşlatır.

Bu yazı, kendi ölçeğinize uygun bir işe alım düzeninin nasıl kurulacağını anlatıyor.

Önce en yaygın üç hatayı bilin

Hata 1: Acil olduğu için ilk uygun kişiyi almak

Kadro açığı acildir, iş birikmiştir ve "bir an önce birini bulalım" baskısı vardır. Görüşülen ilk makul aday, sırf süreç uzamasın diye işe alınır.

Bu, en pahalı hatadır. Üç hafta daha beklemenin maliyeti, altı ay sonra ayrılacak birini almanın maliyetinin yanında küçük kalır.

Hata 2: Pozisyonu tarif etmeden aramaya başlamak

"Bir muhasebe elemanı lazım" bir tarif değildir. Hangi işleri yapacak, hangi programı kullanacak, kime rapor verecek, tek başına mı çalışacak?

Tarif olmadan yapılan mülakatta her aday "iyi" görünür, çünkü karşılaştırılacak bir ölçüt yoktur. Sonra üç adaydan hangisinin alınacağı, kimin daha sempatik olduğuna kalır.

Hata 3: Kararı tek kişinin izlenimine bırakmak

Küçük şirkette kararı genellikle tek kişi verir ve o kişinin sezgisi çoğu zaman iyidir. Ama sezgi, tanıdık profillere doğru sapar: kendine benzeyen adayı seçme eğilimi insanda güçlüdür ve ekibin çeşitliliğini zamanla daraltır.

Adım adım: küçük ekip için işe alım düzeni

Adım 1: Pozisyonu bir sayfada yazın

Uzun görev tanımlarına gerek yok. Bir sayfa yeterli, ama şu beş başlık mutlaka olmalı:

1. Bu kişi hangi işi çıkaracak? Görev listesi değil, çıktı. ("Ayın ilk haftasında cari mutabakatları tamamlar" gibi.)
2. Kime bağlı, kimlerle çalışacak?
3. İlk altı ayda başarı neyle ölçülecek? Üç madde yeterli.
4. Olmazsa olmaz nitelikler. En fazla üç tane. Gerisi "olsa iyi olur" listesine.
5. Ücret bandı. Alt ve üst sınır, brüt olarak.

Beşinci maddeyi atlamayın. Bandı belirlemeden aramaya başlamak, üç hafta sonra "bütçemiz bu kadar değilmiş" diye adayı kaybetmek demektir.

Adım 2: Ücret bandını gerçek maliyetle kurun

Türkiye'de ücret konuşmaları net üzerinden yapılır, bütçe ise brüt ve işveren maliyeti üzerinden kurulur. Bu iki dili karıştırmak, küçük şirketlerin en sık düştüğü bütçe hatasıdır.

Adaya söyleyeceğiniz net rakamın size gerçek maliyetini görmek için netten brüte ücret hesaplayıcısını kullanın. Brüt bütçeniz belliyse ve adayın eline ne geçeceğini merak ediyorsanız brütten nete hesaplayıcı işinizi görür.

Bir ayrıntı: sözleşmeye net yazmakla brüt yazmak yıllık maliyeti değiştirir. Gelir vergisi kümülatif matrah üzerinden hesaplandığı için yıl ilerledikçe dilim yükselir. Brüt sabitse çalışanın eline geçen düşer; net sabitse aynı neti korumak için brüt artar ve fark size yansır. Küçük ekiplerde "net anlaşma" yaygındır — bunun yıllık faturasını baştan görün.

Adım 3: Kanalı profile göre seçin

Her pozisyon aynı yerde aranmaz.

• Giriş ve orta seviye, havuzu geniş pozisyonlar: İlan çalışır.
• Nitelikli uzman ve yönetici pozisyonları: İlan genellikle yetmez. Aradığınız kişi çalışıyordur ve ilanlara bakmıyordur.
• Her seviyede en ucuz kanal: Mevcut çalışanlarınızın tavsiyesi. Küçük şirketlerde en yüksek isabet oranı buradan gelir; çünkü tavsiye eden kişi hem işi hem ortamı bilir.

Adım 4: Mülakatı yapılandırın

"Yapılandırılmış mülakat" kulağa kurumsal geliyor ama pratikte tek bir kurala iniyor: her adaya aynı soruları, aynı sırayla sorun.

Bunu yapmadığınızda adayları karşılaştıramazsınız; her görüşme farklı bir sohbet olur ve elinizde yalnızca izlenimler kalır.

Soruları geçmiş davranış üzerine kurun. "Baskı altında çalışabilir misiniz?" sorusunun cevabı her zaman evettir ve hiçbir şey öğretmez. Bunun yerine: "Son bir yılda yetiştiremeyeceğinizi düşündüğünüz bir iş oldu mu? Ne yaptınız, sonuç ne oldu?"

Her mülakattan sonra, bir sonrakine geçmeden önce notlarınızı yazın. Beş aday görüldükten sonra ilk üçü birbirine karışır.

Adım 5: Referansı gerçekten arayın

Referans kontrolü küçük şirketlerde en çok atlanan adımdır ve en ucuz doğrulama yöntemidir.

"İyi biriydi" cevabıyla yetinmeyin. Şu üç soru işe yarar:

• Bu kişi tam olarak hangi işlerden sorumluydu?
• Hangi konuda desteğe ihtiyaç duyardı?
• Aynı pozisyona tekrar alır mıydınız?

Üçüncü sorudaki duraksama, ilk iki cevaptan daha çok şey anlatır.

Adım 6: Deneme süresini doğru kullanın

İş Kanunu m.15'e göre iş sözleşmesine konulacak deneme süresi en çok iki aydır; toplu iş sözleşmesiyle dört aya kadar uzatılabilir. Bu süre içinde taraflar bildirim süresine gerek olmaksızın ve tazminatsız fesih yapabilir.

Ancak deneme süresi bir güvence değildir. Yanlış seçimin diğer maliyetleri — boşa geçen aylar, ekibin bozulan düzeni, sürecin baştan başlaması — yine oluşur. Deneme süresini "nasılsa çıkarırız" diye değil, "ilk iki ayda şu üç şeyi göreceğiz" diye kullanın.

İşe alımdan sonrası: ilk 90 gün

Küçük şirketlerde erken ayrılmaların önemli bir kısmı seçimden değil, karşılamadan kaynaklanır. Yeni gelen kişi ilk günlerde ne yapacağını bilmiyorsa, bağlılık kurulmadan kopar.

Pahalı bir oryantasyon programına gerek yok. Şu üçü yeterli:

1. İlk gün hazır olsun. Masası, bilgisayarı, e-posta hesabı ve giriş yetkileri işe başladığı gün çalışır durumda olsun. Bu kadar basit bir şey, ilk izlenimin yarısını belirler.
2. İlk hafta için yazılı bir plan. Kimlerle tanışacak, hangi işi öğrenecek, ilk hafta sonunda ne yapabiliyor olacak.
3. 30–60–90 gün görüşmeleri. Her birinde on beş dakika: ne iyi gidiyor, nerede takılıyorsun, neye ihtiyacın var. Sorunlar bu görüşmelerde erken görünür.

Ne zaman dışarıdan destek almalı?

Her pozisyon için danışmanlığa gerek yoktur. Şu dört durumda dışarıdan destek almak genellikle daha ucuza gelir:

Pozisyon üç aydır açıksa. Açık kalan her ay, üretilemeyen işin maliyetini biriktiriyor demektir.

Aynı pozisyonda üçüncü kez arama yapıyorsanız. Sorun büyük ihtimalle adaylarda değil; ya tarif ya da seçim kriteri hatalı.

Aradığınız profil ilanla gelmiyorsa. Bu, kişilerin iş aramadığı anlamına gelir; doğrudan arama gerekir.

Pozisyon gizli tutulmak zorundaysa. Mevcut çalışanın yerine arama yapılıyorsa ilan verilemez.

Bu durumlarda süreci uçtan uca dışarıya vermek de mümkündür: pozisyon tarifinden ücret bandına, mülakattan referans kontrolüne ve teklifin kabulüne kadar tek muhatapla ilerlenir. İnsan kaynakları danışmanlığı sayfamızda İK ekibi olan ve olmayan kurumlarla nasıl çalıştığımızı ayrı ayrı anlattık.

Kendi ekibinizi güçlendirmek isterseniz — örneğin muhasebe sorumlunuzun işe alım tarafını da doğru yürütmesini istiyorsanız — Business Akademi programları bunun için var.

Özet

İK departmanı olmadan da sağlıklı işe alım yapılır. Gereken şey büyük şirketin süreçlerini taklit etmek değil, dört şeyi düzenli yapmaktır: pozisyonu bir sayfada yazmak, ücret bandını gerçek maliyetle kurmak, her adaya aynı soruları sormak ve referansı gerçekten aramak.

Bütçe tarafında işinizi kolaylaştıracak araçların hepsi ücretsiz: İK araçları ve hesaplayıcılar.

Tıkandığınız bir pozisyon varsa paylaşın, ilk değerlendirmeyi ücretsiz yapalım.

Bu yazıdaki mevzuat bilgileri genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık yerine geçmez.