İnsan Kaynakları BloguYanlış İşe Alımın Firmaya Maliyeti Nasıl Hesaplanır?

Bir işe alım yanlış gittiğinde ilk akla gelen sayı, o kişiye ödenen maaştır. Oysa maaş, faturanın en küçük ve en görünür kalemidir.

Asıl maliyet görünmez kalemlerde birikir: pozisyonun açık kaldığı aylarda üretilemeyen iş, ekibin bozulan düzeni, yasal yükümlülükler ve sürecin baştan başlaması.

Bu yazıda internetten alınmış bir "ortalama maliyet" rakamı vermeyeceğiz — çünkü böyle bir ortalama sizin pozisyonunuz için anlamlı değildir. Onun yerine kendi rakamınızı çıkarabileceğiniz bir kalem listesi veriyoruz.

Maliyet dört başlıkta toplanır

A. İşe alım sürecinin kendisi

Bu kalemler kişi ayrıldığında tamamen boşa gitmiş olur ve süreç baştan başlar.

• İlan bedelleri ve kullanılan platform ücretleri
• Danışmanlık veya aracılık bedeli (ödendiyse)
• CV eleme, telefon görüşmesi ve mülakatlara harcanan İK saatleri
• Mülakatlara katılan yöneticilerin saatleri — genellikle en pahalı ve en çok unutulan kalem
• Test, değerlendirme ve referans kontrolü giderleri
• İşe giriş işlemleri, evrak ve sistem tanımlamaları

Yöneticilerin saatini mutlaka hesaba katın. Üç yöneticinin dört adayla birer saat görüşmesi, takvimde on iki saat demektir ve bu saatlerin bir maliyeti vardır.

B. Oryantasyon ve verimsiz geçen süre

Yeni başlayan kimse ilk günden tam verimle çalışmaz. Pozisyonun karmaşıklığına göre tam verime ulaşma süresi birkaç haftadan birkaç aya kadar uzar.

• Eğitim ve oryantasyona harcanan süre
• Yeni kişiye zaman ayıran mevcut çalışanların kaybettiği zaman
• Tam verime ulaşana kadar geçen sürede ücret ödenip karşılığı tam alınamayan kısım
• Deneme döneminde yapılan hataların düzeltilme maliyeti

Kişi altı ay sonra ayrılıyorsa, o altı ayın önemli bir bölümü zaten öğrenme süresiydi. Yani kaybedilen şey altı aylık maaş değil, altı aylık maaş artı hiç alınamamış verim.

C. Ayrılma anındaki yasal ve idari maliyetler

Burada rakamlar somutlaşır ve mevzuata bağlıdır.

Kıdem tazminatı. En az bir yıllık kıdemi olan çalışanın belirli fesih hâllerinde hak kazandığı tazminat. Her tam yıl için 30 günlük giydirilmiş brüt ücret üzerinden hesaplanır ve yasal bir tavanı vardır. Kendi rakamınızı kıdem tazminatı hesaplayıcımızdan çıkarabilirsiniz.

İhbar tazminatı. İş Kanunu m.17'ye göre ihbar süresi kıdeme göre değişir: 6 aydan az kıdemde 2 hafta, 6 ay–1,5 yıl arasında 4 hafta, 1,5–3 yıl arasında 6 hafta, 3 yıldan fazlada 8 hafta. Süre kullandırılmazsa karşılığı ödenir. İhbar süresi hesaplayıcısı ile bakabilirsiniz.

Kullanılmayan yıllık izin ücreti. İş sözleşmesi sona erdiğinde hak edilip kullanılmamış izinlerin ücreti ödenir. Süreler İş Kanunu m.53'e göre kıdeme bağlıdır: 1–5 yıl arası 14 gün, 5–15 yıl arası 20 gün, 15 yıl ve üzeri 26 gün. Yıllık izin hesaplayıcısı gün sayısını verir.

İhtilaf riski. Fesih usulüne uygun yapılmazsa işe iade davası ve buna bağlı tazminat riski doğar. Bu kalem gerçekleşmeyebilir ama gerçekleştiğinde diğerlerinin toplamını aşabilir.

Deneme süresi bu tabloyu değiştirir: İş Kanunu m.15'e göre sözleşmeye konulacak deneme süresi en çok iki aydır (toplu iş sözleşmesiyle dört aya kadar uzatılabilir) ve bu süre içinde taraflar bildirim süresine gerek olmaksızın ve tazminatsız fesih yapabilir. Ancak deneme süresi bir güvence değil, bir zaman kazanma aracıdır — yanlış seçimin diğer maliyetleri yine oluşur.

D. Fırsat maliyeti — en büyük ve en görünmez kalem

Bu kalem fatura kesmez, o yüzden çoğu hesapta hiç yer almaz. Oysa genellikle en büyüğüdür.

• Pozisyonun açık kaldığı aylarda üretilemeyen iş. Bir satış pozisyonunda bu doğrudan ciro kaybıdır ve hesaplanabilir.
• Ekibin üstlendiği fazladan yük. Boşluğu kapatan çalışanlar kendi işlerini geride bırakır.
• Ekipte motivasyon kaybı. Kısa sürede gelip giden kişiler ekibin düzenini bozar ve "burada kimse kalmıyor" algısı yaratır.
• Müşteri ilişkisinde kopukluk. Müşteriyle temas eden pozisyonlarda muhatabın iki kez değişmesi ilişkiyi zedeler.
• Yanlış kararların etkisi. Pozisyon karar veriyorsa, o dönemde alınan yanlış kararların etkisi kişi ayrıldıktan sonra da devam eder.

Kendi rakamınızı çıkarmak

Formül basit:

Toplam maliyet =
    A (işe alım süreci)
  + B (oryantasyon ve verimsiz süre)
  + C (yasal ve idari)
  + D (fırsat maliyeti)
  + A'nın ikinci kez ödenmesi (süreç baştan başlar)

Son satır önemlidir: yanlış işe alımda A kalemi iki kez ödenir. Bir kez yanlış kişi için, bir kez de yerine bakarken.

A kalemini tek tek toplamak yerine işe alım maliyeti hesaplayıcımızı kullanabilirsiniz: iç ve dış giderleri toplayıp pozisyon başına düşen maliyeti (cost per hire) çıkarır.

Aynı pozisyonda tekrar eden ayrılmalar varsa çalışan devir hızı hesaplayıcısı tabloyu netleştirir; gönüllü ve gönülsüz ayrılmaları ayrı gösterdiği için sorunun seçimde mi yoksa pozisyonun kendisinde mi olduğunu ayırt etmeye yarar.

Maliyeti düşürmenin üç yolu

1. Doğru soruyu seçim aşamasında sorun

Yanlış işe alımların büyük bölümünde teknik yeterlilik doğru ölçülmüştür. Tutmayan şey genellikle çalışma biçimi ve uyumdur: kişi işi yapabiliyordu ama o ekipte, o tempoda, o yönetim tarzıyla yapamadı.

Mülakat bunu göstermez, çünkü mülakat adayın size göstermek istediği tarafını gösterir. Ölçüm ise göstermediğini. Assessment Center ürünlerimiz tam bu boşluk için var: mesleki uygunluk, iş yapış yöntemi ve baskı altında karar davranışı.

2. Pozisyonu doğru tarif edin

Aynı pozisyonda iki yılda üç kişi değiştiyse sorun büyük ihtimalle adaylarda değildir. Pozisyon ya imkânsız bir iş tarifi taşıyor, ya iki farklı işi tek kişiye yüklüyor, ya da raporlama hattı belirsiz.

Bunu fark etmenin en ucuz yolu, dördüncü kişiyi işe almadan önce ilk üçünün neden ayrıldığını yazılı olarak karşılaştırmaktır.

3. Riski paylaşan bir modelle çalışın

İşe alım danışmanlığında replacement garantisi, yerleştirilen aday belirli bir süre içinde ayrılırsa pozisyonun ücretsiz yeniden kapatılması demektir. Bu, D kalemini sıfırlamaz ama A kaleminin ikinci kez ödenmesini önler.

Biz ön ödeme almıyoruz ve altı aya kadar replacement garantisi veriyoruz. Modeli bilerek böyle kurduk: ödeme pozisyon kapanmadan gelmediği ve aday kalmazsa süreci tekrar üstlendiğimiz için, risk bizde.

Özet

Yanlış işe alımın maliyeti, ödenen maaşın çok üstündedir ve dört başlıkta birikir: sürecin kendisi, oryantasyon, yasal yükümlülükler ve fırsat maliyeti. Bunların içinde en büyüğü genellikle hiç faturalanmayan dördüncüsüdür.

Kendi rakamınızı çıkarın. Çıkan sayıyı gördükten sonra "seçim aşamasında ölçüm yapmak pahalı mı" sorusu genellikle kendiliğinden cevaplanır.

Bir pozisyonu doğru kapatmak istiyorsanız pozisyonunuzu paylaşın — ücret bandı, piyasadaki karşılığı ve tahmini süre için ilk değerlendirme ücretsizdir.

Bu yazıdaki mevzuat bilgileri genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık yerine geçmez. Somut bir fesih öncesinde kendi hukuk danışmanınıza başvurun.