İnsan Kaynakları Bloguİşe Alım Danışmanlığı Nasıl Çalışır?

Çoğu firma işe alım danışmanlığına ilk kez, bir pozisyonu aylardır kapatamadığında başvuruyor. İlan verilmiş, yüzlerce başvuru gelmiş, onlarca mülakat yapılmış ama doğru kişi çıkmamıştır. Bu noktada en sık duyduğumuz soru şu:

"Peki siz tam olarak ne yapıyorsunuz, bizden farklı olarak?"

Bu yazı o sorunun cevabı. Süreci pazarlama diliyle değil, işverenin masasından göründüğü haliyle anlatıyoruz: hangi adımda sizden ne isteniyor, ne zaman ödeme yapıyorsunuz, aday ayrılırsa ne oluyor.

İlan ile arama arasındaki fark

İşe alım danışmanlığının ne olduğunu anlamanın en hızlı yolu, ne olmadığını görmek.

İlan vermek pasif bir yöntemdir. Pozisyonu duyurursunuz ve başvuranları beklersiniz. Havuzunuz, o anda aktif olarak iş arayan kişilerle sınırlıdır. Bu yöntem giriş ve orta seviye pozisyonlarda genellikle işe yarar.

Yetenek avcılığı (headhunting) aktif bir yöntemdir. Pozisyona uygun kişilerin kimler olduğu ve nerede çalıştıkları araştırılır, sonra o kişilere doğrudan ulaşılır. Aradığınız kişi büyük ihtimalle şu anda başka bir yerde çalışıyor, işinden memnun ve ilanlara bakmıyor.

Aradaki fark şurada belirginleşir: yönetici ve uzman pozisyonlarında en güçlü adaylar neredeyse hiçbir zaman aktif iş arayan havuzunda değildir. İlanla onlara ulaşamazsınız, çünkü ilana bakmıyorlar.

İşe alım danışmanlığı sayfamızda bu yöntemi ayrıntılı anlatıyoruz.

Süreç: dokuz adım

1. İhtiyaç analizi

Süreç, pozisyonun gerçekte ne olduğunu anlamakla başlar. Bu kulağa bariz gelir ama pratikte en çok atlanan adımdır.

Elimize gelen görev tanımlarının önemli bir kısmı ya çok eskidir ya da başka bir şirketten kopyalanmıştır. Oysa aynı unvan iki şirkette bambaşka işler yapar. "Satış müdürü" bir yerde beş kişilik ekip yönetirken, başka bir yerde tek başına saha çalışır.

Bu görüşmede şunları netleştiririz:

• Pozisyon gerçekte hangi işi çıkaracak?
• Kime bağlı çalışacak, kimler ona bağlı?
• İlk altı ayda başarı neyle ölçülecek?
• Bu pozisyon neden açık? Yeni mi, birisi mi ayrıldı? Ayrıldıysa neden?

Son soru en önemlisidir. Aynı pozisyonda iki yılda üç kişi değiştiyse sorun adaylarda değil, pozisyonun kendisinde olabilir. Bunu baştan konuşmak, dördüncü kişiyi de kaybetmekten iyidir.

2. Pazar ve ücret bandı araştırması

Pozisyon netleştikten sonra piyasaya bakarız: bu profildeki kişiler hangi şirketlerde çalışıyor, hangi unvanları taşıyor, hangi ücret bandında duruyorlar?

Bu adımın çıktısı çoğu zaman rahatsız edicidir. Bütçeniz piyasanın altındaysa bunu sürecin başında söyleriz, üç ay boşa aday gösterdikten sonra değil.

Bütçe tarafını kendiniz de görmek isterseniz netten brüte ücret hesaplayıcısı bir adaya söyleyeceğiniz net rakamın size gerçek maliyetini çıkarır.

3. Hedef liste çıkarma

Pazar taraması bir isim listesine dönüşür: pozisyona uygun olabilecek, hedef şirketlerde çalışan kişiler. Bu liste ilan havuzundan gelmez; sektör bilgisi, aday ağı ve doğrudan araştırmayla kurulur.

Burada sektör bilmek belirleyicidir. Aynı işi yapan kişi bir sektörde "planlama şefi", diğerinde "üretim kontrol uzmanı" unvanıyla geçer. Unvan karşılıklarını bilmeyen bir arama, doğru kişiyi listeye hiç almaz. Çalıştığımız sektörleri bu yüzden ayrı bir sayfada tutuyoruz.

4. Doğrudan erişim ve ön görüşme

Listedeki kişilere ulaşılır. Bu ilk temas bir iş teklifi değil, bir sohbettir: kişinin mevcut durumu, değişim motivasyonu ve beklentileri konuşulur.

Çoğu kişi "şu an bakmıyorum" der. Bu normaldir ve sürecin parçasıdır. Aramanın amacı, bakmayanlar arasından doğru teklifle ilgilenecek olanları bulmaktır.

5. Değerlendirme

Ön görüşmeyi geçen adaylar değerlendirilir. Mülakat tek başına yeterli değildir: mülakat, adayın size göstermek istediği tarafını gösterir.

Biz mülakatın yanına ölçüm koyuyoruz — mesleki uygunluk, iş yapış biçimi ve baskı altında karar davranışı. Assessment Center sayfamızda hangi aracın hangi soruyu cevapladığını anlatıyoruz.

6. Kısa liste ve danışman raporu

Size onlarca CV göndermeyiz. Genellikle üç ila beş aday, her biri için bir danışman raporuyla birlikte gelir. Raporda CV'de yazmayan şeyler bulunur: kişi neden ayrılmak istiyor, ücret beklentisi ne, hangi konuda güçlü, hangi konuda risk var.

Zayıf bir adayı listeye "seçenek olsun" diye koymayız. Üç kişilik bir listede birinin dolgu olduğunu fark etmek, danışmana olan güveni bitiren şeydir.

7. Sizin mülakatlarınız

Kararı siz verirsiniz. Biz mülakat takvimini kurar, adayı hazırlar ve her iki taraftan geri bildirim toplarız.

Bu aşamada en sık yaşanan kayıp yavaşlıktır. İyi bir aday aynı anda genellikle iki-üç süreçte birden ilerler. Mülakat ile geri dönüş arasındaki bir haftalık sessizlik, adayı kaybetmenize yeter.

8. Referans kontrolü

Kararınıza yaklaştığınızda referanslar aranır. Bu, adayın verdiği isimleri arayıp "iyi biriydi" duymaktan ibaret değildir; kişinin gerçekte hangi işi yaptığı, nasıl çalıştığı ve neden ayrıldığı doğrulanır.

9. Teklif ve işe başlangıç

Teklif aşaması sürecin en kırılgan yeridir. Aday istifasını verdiğinde mevcut işvereninden karşı teklif gelmesi sık rastlanan bir durumdur.

Bu aşamada araya girmek danışmanın işidir: beklentiler baştan konuşulmuşsa sürpriz çıkmaz. Teklif kabul edildikten sonra işe başlangıç tarihine kadar iletişim sürer, işe başladıktan sonra da ilk aylarda takip edilir.

Ödeme ne zaman yapılır?

Piyasada üç model var:

Retainer (peşin ödemeli). Süreç başlarken bir ön ödeme alınır, kalan tutar aşamalara bölünür. Genellikle üst düzey yönetici aramalarında kullanılır. Riski işveren taşır: pozisyon kapanmasa da ödeme yapılmıştır.

Başarı bedeli (success fee). Ödeme yalnızca aday işe başladığında yapılır. Riski danışmanlık firması taşır.

Karma. Küçük bir başlangıç bedeli ve yerleştirmede kalan tutar.

Biz başarı bedeli modeliyle çalışıyoruz: ön ödeme almıyoruz, ücret aday işe başladığında ödeniyor. Bunu tercih etmemizin sebebi basit — böylece bize gelen her pozisyonu gerçekten kapatmak zorundayız. Modeli bilerek bu şekilde kurduk.

Ücret pozisyonun seviyesine ve aramanın zorluğuna göre belirlenir; standart bir liste fiyatı yoktur. Teklif sayfamızdan pozisyonunuzu paylaşırsanız ilk değerlendirmeyi ücretsiz yaparız.

Aday ayrılırsa ne oluyor?

Yerleştirilen aday belirli bir süre içinde ayrılırsa pozisyonun ücretsiz yeniden kapatılmasına replacement garantisi denir. Sürenin uzunluğu firmadan firmaya değişir.

Bizim garantimiz altı aydır ve sözleşmede yazılıdır. Garanti konuşulurken şunları netleştirin:

• Süre ne kadar ve ne zaman başlıyor (işe başlangıç mı, sözleşme mi)?
• Hangi durumlar kapsam dışı? (Genellikle pozisyonun iptali, şirketin küçülmesi veya iş tanımının değişmesi kapsam dışıdır.)
• Garanti kaç kez işler?
• Yeni süreçte ek ücret alınıyor mu?

Bu dördü sözleşmede net yazmıyorsa, garanti pratikte yoktur.

Süreç ne kadar sürer?

Pozisyon tarifi netleştikten sonra ilk uygun adayları ortalama 14 gün içinde paylaşırız. Toplam süre pozisyonun seviyesine ve sizin karar hızınıza bağlıdır.

Süreyi uzatan şey genellikle arama değil, karar mekanizmasıdır: mülakat takviminin kurulamaması, geri bildirimin gecikmesi, karar vericilerin bir araya gelememesi. Üst düzey pozisyonlarda süreç doğal olarak daha uzundur; kişi sayısı azdır ve ikna süresi uzar.

Danışmanlıkla çalışırken işveren tarafında neler değişmeli?

Danışmanlık, işe alımı tamamen dışarı vermek değildir. En hızlı kapanan süreçlerde işveren tarafında şu üç şey vardır:

1. Tek ve yetkili muhatap. Beş kişinin ayrı ayrı yorum yaptığı süreçler yavaşlar ve adaya tutarsız görünür.
2. Hızlı geri bildirim. Mülakattan sonra 48 saat içinde dönüş, iyi adayı süreçte tutan şeydir.
3. Gerçekçi profil. "Beş yıl deneyimli, üç dil bilen, düşük bütçeli" tarifi piyasada karşılığı olmayan bir profildir. Danışmanın işi bunu size zamanında söylemektir.

Özet

İşe alım danışmanlığı, ilanla ulaşamadığınız kişilere ulaşma ve karar öncesinde adayı ölçme işidir. Süreç ihtiyaç analiziyle başlar, doğrudan aramayla ilerler, kısa liste ve danışman raporuyla size gelir, teklif yönetimiyle kapanır.

Doğru soruları sorarak başlayın: garanti süresi ne kadar, ödeme ne zaman, kaç aday görecek, kim raporlayacak? Bu dördünün cevabını net veremeyen bir firmayla çalışmayın.

Kadro açığınızı konuşmak isterseniz pozisyonunuzu paylaşın; ücret bandı, piyasadaki karşılığı ve tahmini süre için ilk değerlendirmeyi ücretsiz yapalım.

Daha geniş bir bakış için insan kaynakları danışmanlığı sayfamıza göz atabilirsiniz.